Fiche de paie : quel risque en cas d'erreur ?

En matière de gestion de la paie, il est fréquent de constater des erreurs sur les fiches de paie. Un sondage réalisé par l’IFOP en novembre 2015 révèle d’ailleurs qu’un tiers des salariés en France n’ont pas confiance en leur entreprise dans l’établissement des bulletins de paie. Et pour cause, elles ne sont pas sans conséquence pour les différentes parties. Quels sont donc les risques d’erreurs sur fiche de paie ? Et que faire dans ce cas ?

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur les fiches de paie ?

La fiche de paie est un document qui fournit diverses informations sur la rémunération qui revient à un salarié au bout d’un mois de travail. Dans la pratique, il arrive bien souvent que des erreurs surviennent sur le bulletin de paie d’un salarié. Toutefois, grâce à la gestion automatisée avec un logiciel de paie, il est possible d’éviter ces erreurs généralement préjudiciables à votre organisation. Parmi ces anomalies qui sont relativement fréquentes sur les bulletins de paie, figurent :

  • L’erreur sur le montant du salaire, qui est d’ailleurs celle qui a le plus d’impact sur l’entreprise et le salarié. Elle peut être bénéfique ou en défaveur de l’une des parties. En cas de surplus sur le salaire, on parlera de « trop perçu »,
  • L’erreur sur l’ancienneté du salarié qui a pour conséquence la privation de certains avantages pécuniaires pour ce dernier,
  • L’erreur sur le nombre d’heures de travail (congés payés, heures supplémentaires, etc.),
  • L’erreur sur le montant des cotisations favorisée par la diversité des taux, des cotisations patronales et salariales, etc.,
  • L’erreur de convention collective sur fiche de paie

Quels risques face à de telles erreurs ?

Les risques en cas d’erreur sur une fiche de paie sont appréciables au cas par cas.

Pour une erreur en faveur du salarié

S’il s’agit d’une erreur au bénéfice du salarié, d’un « trop-perçu » par exemple, si elle a été constatée par l’employeur ou le salarié, le premier a la possibilité de régulariser l’erreur sur le prochain bulletin de paie du second. Si en tant qu’employeur vous avez versé un « trop-perçu » à votre salarié, vous pouvez lui en demander le remboursement. À cet effet, vous avez deux possibilités :

  • Soit vous prélevez le « trop-perçu » sur les salaires à venir du salarié dans la limite de ce que prévoit la loi en cette matière,
  • soit vous soumettez à votre salarié un plan de remboursement à l’amiable applicable à son salaire

Dans tous les cas, vous disposez de trois ans pour récupérer un « trop-perçu ». Au cas où il s’agirait d’une somme importante, ce temps peut avoir des conséquences sur la trésorerie de l’entreprise. Par ailleurs, vous avez la possibilité de sanctionner et même de licencier un employé qui refuserait de rembourser un trop-perçu sur son salaire (Chambre sociale cour de cassation, 11 septembre 2019, arrêt n°18-19.522).

Fiche de paie : quel risque en cas d'erreur ?

Pour une erreur au préjudice de l’employeur

Un salarié qui constate une erreur sur sa fiche de paie peut vous assigner devant le conseil de Prud’hommes, par exemple en cas de retard de versement de tout ou partie du salaire. Dans ce cas, votre entreprise s’expose à différents risques. Le conseil peut en effet vous exiger le paiement de dommages et intérêts au bénéfice du salarié en cas de préjudice. Le montant de cette indemnisation peut avoir des conséquences irréversibles sur les finances de votre société.

Un autre risque pour vous est le versement d’intérêts de retard en plus de celui des sommes dues. Si le retard est important, le conseil peut accorder au salarié la rupture de son contrat de travail. Il s’agira dans ce cas de licenciement sans motif réel et sérieux. Vous aurez alors à verser inévitablement des indemnités au salarié lésé.