Il est bien de mettre une entreprise en place, mais au fur et à mesure qu’elle s’agrandit le chef d’entreprise doit faire face à de nouvelles exigences, notamment le recrutement de nouveaux salariés pour faciliter la coordination des activités. Cependant, plus une entreprise dispose d’employés, plus l’employeur est enclin à faire face à de nouvelles obligations financières, car il faudra rembourser les dépenses engagées dans les opérations menées par chaque salarié dans le cadre légal de la société. Pour ce faire, la loi offre deux options de remboursement aux entreprises.
Que faut-il rembourser en entreprise ?
Pour qu’une entreprise se développe, elle doit assurer les dépenses quotidiennes qui entrent dans le processus de fonctionnement de ses activités. Ces dépenses concernent aussi bien les frais déboursés par l’employeur que ceux déployés par le salarié lors de ses différentes missions. Ainsi, si vous êtes un chef de société et que vos salariés effectuent des dépenses qui entrent dans l’intérêt de votre entreprise, la loi vous oblige à les rembourser. À ce titre, le remboursement doit être orienté vers des éléments tels que les dépenses de restaurant, les frais d’hébergement, les frais de déplacement…
Les dépenses de restaurant
Dans le cadre d’une mission professionnelle, il revient à l’entreprise de rembourser les frais de repas consommés par ses salariés lors de leurs déplacements, quel que soit le motif de la mission. Non seulement ces dépenses ne sont pas aux frais du salarié, mais aussi, elles ne peuvent être déduites de son salaire conformément aux principes de la loi établie à cet effet.
Les frais d’hébergement
Un salarié en déplacement dans le compte de son entreprise aura du mal à regagner son domicile si le lieu de sa mission est très éloigné de celui-ci. La location d’un hébergement s’impose donc. Le cas échéant, les frais d’hébergement doivent lui être remboursés par son entreprise.
Les frais de déplacement
Un salarié est amené à effectuer des voyages d’affaires, des réunions, des rendez-vous professionnels pour l’entreprise qui l’emploie. Le remboursement des frais de déplacement engagés dans ces actions est obligatoire pour cette dernière.
Par ailleurs, au cas où l’employé utilise sa voiture personnelle lorsqu’il est en mission professionnelle, le remboursement doit se faire suivant un barème forfaitaire, lequel est établi chaque année par l’administration fiscale française. Ce barème comprend les frais de carburant, d’assurance et d’entretien général du véhicule concerné. Il se détermine en tenant compte du nombre de km parcouru.
Remboursement des frais professionnels au salarié : comment procéder ?
Conformément aux dispositions de la loi, toute entreprise dispose de deux options pour rembourser ses salariés. Il s’agit du remboursement au réel et du remboursement au forfait.
Le remboursement au réel stipule que l’employeur doit rembourser la totalité des sommes dépensés par son employé dans le cadre professionnel.
Par contre, si l’employeur opte pour le remboursement forfaitaire, il sera contraint de fixer une somme unique à verser mensuellement à son salarié. Ce montant doit être défini en tenant compte des frais engagés dans une dépense spécifique. L’employeur peut choisir avec l’accord de son employé, soit les frais d’hébergement, soit les frais de logement ou les dépenses liées au déplacement.
Par ailleurs, pour obtenir un remboursement, quel qu’il soit, le salarié doit prouver chacune de ses dépenses par un reçu. Il doit ensuite établir une note de frais dans lequel, doivent être mentionnés, tous les frais engagés dans ses missions professionnelles ainsi que plusieurs justificatifs.
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- La loi oblige les entreprises à rembourser les dépenses engagées par leurs salariés pour les opérations liées à leur activité professionnelle, telles que les frais de restaurant, d'hébergement et de déplacement.
- Les frais de restaurant doivent être remboursés par l'entreprise lors des déplacements professionnels.
- Les frais d'hébergement et de déplacement doivent également être remboursés par l'entreprise, selon un barème forfaitaire établi chaque année.
