Qu’est-ce que la légalisation ou l’apostille ?

La procédure d’authentification d’un document français destiné à une autorité étrangère diffère selon qu’il s’agit d’un pays de l’Union européenne (UE) ou d’un autre pays. En ce qui concerne la deuxième catégorie, trois options s’offrent à vous selon l’accord qui lie la France et le pays concerné : la légalisation, l’apostille ou la dispense de formalité. Pour mieux appréhender ces différentes possibilités, voici quelques détails importants.

Qu’est-ce que la légalisation ou l’apostille ?

Quelle est la différence entre la légalisation et l’apostille ?

La légalisation est une formalité qui permet de certifier l’authenticité d’une signature. Certains autorités et services sont compétents pour la légalisation des signatures apposées sur les actes publics. Il peut s’agir en effet du ministère des Affaires étrangères ou des autorités consulaires du pays dans lequel l’acte a été établi. Pour utiliser vos documents français en Asie par exemple notamment en Chine, vous aurez besoin de la légalisation Chine dans ces institutions. Pour gagner en temps, n’hésitez pas à recourir à certaines agences spécialisées agréées par les autorités chinoises.

L’apostille (ou la surlégalisation) quant à elle est un cachet apposé au verso d’une pièce d’état civil par une autorité étrangère compétente et auteur de son émission. Cette formalité s’impose aux pays signataires de la Convention de La Haye de 1961. Tous les États signataires de ladite Convention délivrent une apostille en conformité avec ses prescriptions.

Pour ce qui est des États non-signataires, l’apostille est du ressort du gouvernement respectif, et du consulat ou de la représentation diplomatique (ambassade).

Timbre en forme carrée, l’Apostille se remplit dans la langue officielle de l’autorité qui l’a émis. En France, la partie « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » est impérative. L’apostille de La Haye s’obtient auprès de la cour d’appel précisément dans le service émetteur du document. Elle permet de confirmer :

  • l’authenticité de la signature,
  • l’authenticité du sceau auquel le document a été apposé,
  • la qualité en laquelle le signataire est intervenu

Les apostilles sont enregistrées avec des détails importants comme la date d’émission et le numéro unique.

Quels sont les types de documents impliqués dans la légalisation ou l’apostille ?

Différents documents sont légalisés (ou apostillés) par les autorités compétentes dont :

  • les actes de divorce,
  • les attestations de domicile,
  • les actes de décès,
  • les diplômes,
  • les casiers judiciaires, les certificats ou actes de naissance,
  • l’acte de mariage (établi à la mairie) ou pacs,
  • les actes de divorce,
  • les extraits du Registre du commerce (par la Chambre du commerce),
  • les certificats de célibat, etc

La signature apposée sur le document à légaliser doit être manuscrite. Cette condition est vérifiée par un service mis en place dans chaque pays de l’UE.

La notarisation

Pour légaliser certains documents, les procédures suscitées sont inadaptées. Il s’agit notamment des traductions, des copies des documents, des textes fondateurs, des contrats, du certificat d’origine, des rapports financiers, etc. Dans ce cas, un notaire est habilité pour délivrer un certificat d’attestation. En ce qui concerne l’acte de certification de la copie, il certifie que l’original et la copie sont parfaitement conformes. La légalisation de la traduction permet d’obtenir une traduction assermentée et effectuée par un expert traducteur.

En somme, la légalisation et l’apostille sont des formalités qui permettent de confirmer l’authenticité d’une signature apposée sur un document. Il faut cependant noter que les modalités pour légaliser un document varient selon chaque pays.