- Les entreprises ont l'obligation de conserver certains documents précieux pour prouver leurs obligations envers des tiers ou lors d'une vérification.
- Les documents comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans, les documents sociaux varient selon leur type (de 3 à 10 ans) et les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans.
- Il est recommandé de stocker les documents originaux, mais des reproductions conformes et durables sont également acceptées. Les archives physiques doivent être conservées en France, tandis que les archives électroniques peuvent être stockées dans un pays membre de l'UE.
Tout chef d’entreprise a le devoir d’archiver et de conserver les documents précieux pour la vie de son entreprise afin de pouvoir prouver l’existence d’une obligation ou d’un droit ou pour les présenter à l’occasion d’une vérification (administration fiscale, urssaf ou inspection du travail).
Quels documents conserver et pour combien de temps?
Le Code du travail, le Code du commerce ou encore le Code général des impôts prescrit pour toute entreprise une obligation de conservation des divers documents (statuts, bulletins de paie, contrats de travail, déclarations fiscales et sociale, rapport des gérants, etc).
Les documents comptables
Les dossiers comptables permettent de vérifier la fiabilité de la comptabilité lors des contrôles. les bulletins de paie, par exemple témoignent de l’enregistrement comptable des différentes charges du personnel (charges sociales, salaires, avantages en nature, etc), la quittance du bailleur atteste du paiement du loyer ou encore les factures justifient des prestations de service et de la vente de biens. Chaque enregistrement comptable doit comporter le contenu et l’origine de la pièce justificative.
Par ailleurs, il est essentiel que figurent sur ces pièces justificatives l’identification de votre client, la date, la nature ainsi que le montant de l’opération.
Selon le Code du commerce, les livres et registres comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans.
Les documents sociaux
L’existence des documents sociaux est d’une importance capitale pour une entreprise. Elle est utile pour garantir l’effectivité des diverses dispositions prises en matière sociale. Ces documents permettent par exemple de vérifier que les travailleurs d’une entreprise donnée sont régulièrement enregistrés, mais aussi de s’assurer que les dispositions sociales que comportent d’autres lois, conventions collectives du travail et arrêtés (rémunérations, vacances annuelles, jours fériés, durée du travail, sécurité sociale, assurance maladie-invalidité, élections sociales, etc) sont respectés.
Quant à la durée de conservation requise pour les documents sociaux, elle varie selon le document. Les statuts de la société, par exemple doivent être conservés pour 5 ans à compter de la radiation de ladite société du registre des sociétés et du commerce. S’agissant du compte annuel (annexe, compte de résultat, bilan), ces documents doivent être conservés pendant 10 ans. Les rapports du gérant, les convocations, les pouvoirs, les feuilles de présence ne sont à conserver que pendant 3 ans.
Les documents fiscaux
Les dossiers fiscaux servent à définir le montant de l’impôt que doit payer l’entreprise ainsi qu’à observer les obligations déclaratives prescrites par l’administration fiscale. Ces documents doivent être conservés pendant 6 ans.
Quelles sont les formes de stockage des documents?
En règle générale, il est recommandé de stocker les documents sensibles d’une entreprise sous leur forme originale afin de garantir leur plus grande fiabilité à l’occasion d’un contrôle.
Par ailleurs, selon le livre des procédures fiscales, les factures d’achat (pouvant justifier d’un droit à déduction sur la TVA) doivent être stockées sous leur forme originale; les factures de vente et autres justificatifs peuvent être photocopiés, conservés sous forme originale ou sur bandes magnétiques, microfilms, etc comme reproduction conforme et durable des pièces originales. Les factures électroniques, pour le fait qu’elles possèdent des données informatisées et une signature électronique, doivent être maintenues sous la version originale sous laquelle elles ont été transmises, car l’impression sur papier d’une facture électronique ne restitue pas la facture d’origine.
Où peut-on stocker des archives d’entreprise?
Les documents en papier physique doivent être conservés sur le territoire français, de préférence dans un lieu facilement accessible en cas de requête. Les documents (ou factures) possédant une signature électronique doivent être conservés sur le territoire français ou dans un pays maintenant avec la France des liens d’assistance mutuelle ou sur le territoire d’un pays membre de l’UE.
Des sociétés spécialisées comme undossieruneplace.com permettent de stocker en ligne de façon sécurisée les documents que vous avez obligation d’archiver et de conserver.
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